Zawsze kiedy do sądu wpływa wniosek o założenie księgi wieczystej, założone zostają również jej akta. Od tej pory są one prowadzone cały czas przy księdze. Dołączane są do nich kolejne dokumenty czy pisma mające związek z daną nieruchomością, ujawniane w jej księdze.

O ile księgi wieczyste są jawne, a obecnie można mieć do nich nawet dostęp przez Internet, to akta ksiąg wieczystych są dostępne tylko dla uprawnionych do tego osób. Poza tym wgląd w akta może mieć notariusz obsługujący sprawę danej nieruchomości. Na przykład jeśli ktoś kupuje nieruchomość i chciałby się dowiedzieć za jaką cenę kupił ją obecny właściciel przeglądając akta księgi wieczystej nieruchomości, to nie ma pewności czy będzie to możliwe. Do przeglądania akt dopuszczane są osoby, które mają wystarczający interes prawny. Ocenia to urzędnik sądowy. Natomiast zawsze można zlecić przejrzenie akt notariuszowi. Jeżeli się na to zgodzi, to pracownik sądu nie powinien robić raczej żadnych problemów.

Można też złożyć w sądzie rejonowym odpowiednio wypełniony formularz dotyczący ksiąg wieczystych i ich akt. Chodzi mianowicie o KW-ODPIS-AKT, czyli wniosek o wydanie odpisu dokumentu z akt księgi wieczystej. Należy go przynieść lub przysłać do biura podawczego wydziału ksiąg wieczystych. Najpierw wpisuje się sąd rejonowy i wydział ksiąg wieczystych, gdzie kierowany jest wniosek. Potrzebny jest także numer księgi wieczystej. Dalej wpisuje się dokumenty, z których ma zostać wydany odpis. W końcu należy zaznaczyć czy wnioskodawca jest ujawniony w księdze wieczystej, a jeśli nie to powinien wyjaśnić dlaczego jest zainteresowany danym odpisem. Poniżej przykleja się znaczki sądowe, które są dowodem na uiszczenie opłaty, a następnie wpisuje swoje dane. Jeśli odpis dokumentu z akt księgi wieczystej będzie odebrany osobiście nie trzeba wpisywać adresu, a jeśli ma być przysłany do wnioskodawcy, to oczywiście jest to konieczne. W przypadku odbioru odpisu, o który się wnioskowało należy wypełnić potwierdzenie odbioru – wpisuje się datę oraz składa podpis.